Deja la hoja de cálculo en tu competencia de escalada

En las primeras competencias de un muro, la hoja de cálculo funciona sorprendentemente bien. Los deportistas se inscriben en un formulario de Google Forms, la hoja calcula los puntos y la clasificación final se exporta a PDF. Para un evento de club con 30 deportistas, alcanza.

Los problemas empiezan por encima de los 50 deportistas:

• Cuello de botella al registrar puntajes: al cerrar una sesión de scramble, una sola persona tiene que escribir cada resultado en la hoja. Con 100 deportistas × 25 bloques son 2,500 celdas por actualizar, y los errores humanos se acumulan.
• Sin clasificación en vivo: el público espera a la última actualización de la hoja. Mientras se escala, la competencia parece detenida.
• Categorías a mano: repartir a los deportistas en Sub-16, Sub-18, Senior y Masters se hace manualmente. Las asignaciones erróneas son frecuentes y los deportistas las ven a mitad del evento.
• El desempate se complica: la fórmula IFSC 25/10/-0.1 se puede armar en Excel, pero es fácil equivocarse. La jerarquía de tops, zonas e intentos es peor.
• Los eventos de varias rondas se rompen: sumar las N mejores rondas de una temporada exige hojas vinculadas que pocos organizadores mantienen bien.
• La edición simultánea falla: si dos personas del equipo actualizan la misma hoja durante el evento, aparecen conflictos y se pierden cambios.

El problema aparece siempre en el mismo punto: en algún lugar entre 50 y 80 deportistas, el flujo con hoja de cálculo deja de escalar.

JudgeMate reemplaza la hoja de cálculo con una infraestructura que crece con el evento:

• Clasificación en vivo: una URL pública se actualiza después de cada envío de un deportista, en menos de un segundo con una buena conexión.
• Autorregistro en la app: los deportistas inician sesión en JudgeMate desde el celular y marcan su resultado en cada bloque numerado. El equipo del evento no tiene que pasar datos.
• Categorías automáticas: al inscribirse, cada deportista queda asignado por año de nacimiento (convención IFSC) y género. Sin ordenar a mano.
• Puntuación en el servidor: los puntos configurables de Flash, Top y Zona se calculan en el servidor, sin errores de fórmulas de hoja de cálculo. Para un evento al estilo IFSC, configura Top=25, Zona=10, Flash=15 (o los valores que quieras) en cada bloque; la aplicación nativa de la deducción de -0.1 por intento está en la hoja de ruta.
• Exportación a PDF y Excel: resultados finales en formatos estándar para informar a la federación y para tus registros internos.
• Tabla de la temporada sin hoja maestra: un circuito se suma dentro de la plataforma. Vinculas cada fecha, importas sus puestos finales y la tabla convierte cada puesto en puntos. “Las 4 mejores de 6” es un control deslizante, no una fórmula que tengas que mantener.
• Cupo y lista de espera: defines el cupo y la inscripción número N+1 pasa a la lista de espera en lugar de recibir un error. La promoción desde la lista es manual, porque no hay notificaciones que la anuncien.
• Cuotas de inscripción registradas, no cobradas: pagada, exenta o pendiente por persona, con el total acumulado, en la lista de salida y en las exportaciones. Nunca tocamos el dinero.
• Panel para varias personas del equipo: los paneles de inscripción, puntuación y jefe de jueces están disponibles para el equipo al mismo tiempo, sin conflictos de edición.

El muro mantiene el mismo proceso de inscripción y el mismo trabajo de armado de bloques. Lo que cambia es la infraestructura de puntuación que hay debajo.

Una migración típica de hoja de cálculo a JudgeMate lleva cerca de medio día de trabajo para un scramble de 25 bloques con 100-200 deportistas inscritos.

Paso 1: prepara la lista de deportistas

Si juntaste las inscripciones en una hoja de cálculo, tienes dos caminos para pasarlas a JudgeMate:

• Autoinscripción (recomendada): comparte la URL pública del evento en redes sociales. Los deportistas crean su cuenta en JudgeMate (gratis, 30 segundos), abren el evento, hacen clic en Unirse a la categoría y llenan los campos que configuró el organizador (talla de camiseta, casilla de exención de responsabilidad, documento de identidad subido, etc.). Luego apruebas a los inscritos en cada categoría.
• Importación masiva: para una lista que ya tienes (p. ej., de Google Forms o Competit.pl), usa la plantilla de Excel de JudgeMate (columnas userName + userNumber) e importa la lista.

Paso 2: crea un evento en JudgeMate

Inicia sesión, crea un evento nuevo, elige boulder como deporte y scramble como formato (o el que use tu evento). Configura la fecha, la sede y el periodo de inscripción.

Paso 3: suma a los deportistas al evento

Con autoinscripción, tu trabajo ya está hecho: los deportistas aparecen con isApproved: false y los apruebas por categoría en el panel. Con importación masiva desde Excel, la pantalla de inscripción acepta la plantilla (userName obligatorio, userNumber opcional). Los demás campos (fecha de nacimiento, género, categoría) se configuran por categoría en el panel o se asignan a mano. La importación nativa de CSV con mapeo automático de más columnas está en la hoja de ruta.

Paso 4: configura bloques y puntuación

Agrega 25 bloques al evento. Define los valores: Flash 15 / Top 10 / Zona 5 (valores por defecto del scramble). Para un evento al estilo IFSC, configura Top=25, Zona=10, Flash=15 en cada bloque; la aplicación nativa de -0.1 por intento está en la hoja de ruta. Un segundo preset es el decimal (Zona 0.01 / Top 1 / Flash 1.0001): un total de 5.1203 codifica 5 tops, 12 zonas y 3 flashes en un solo número. Sirve cuando quieres ver todos los contadores sin columnas separadas. Prueba escenarios en la calculadora gratis de puntos IFSC antes de cerrar la configuración. Imprime las etiquetas con el número de cada bloque (B1, B2, …) para cada estación.

Paso 5: haz un evento de prueba de 30 minutos

Un día antes de la competencia pública, pide a 2-3 personas del equipo que abran el evento en la app de JudgeMate, recorran la lista de bloques y envíen resultados de prueba en todos. Verifica la asignación de categorías, la actualización de la clasificación y la pantalla del proyector. Al terminar, borra los datos de prueba.

La migración tiene vuelta atrás: si algo no funciona, organiza el evento público con la hoja de cálculo y prueba JudgeMate en la siguiente fecha. La mayoría de los muros se pasan del todo después de un piloto exitoso.

Si hoy llevas una hoja de cálculo de deportistas, así queda cada campo después de migrar:

Un club de escalada polaco llevó durante cuatro años sus scrambles mensuales de boulder en una hoja de Google Sheets. La hoja funcionaba con 30-50 deportistas por fecha. Al tercer año, las inscripciones subieron a 80-120 por fecha y el flujo se rompió:

• Registrar los puntajes llevaba 45 minutos después de la ventana de escalada, con dos personas pasando resultados desde tarjetas de papel.
• La clasificación en vivo era un proyector que mostraba la hoja; dejaba de actualizarse durante la ventana de escalada porque la hoja se estaba editando.
• En un evento, tres deportistas quedaron en una categoría de edad equivocada, y nadie lo notó hasta que se publicó la clasificación final.

El club migró a JudgeMate al empezar el cuarto año. Resultados del primer evento en la nueva plataforma:

• Clasificación final lista 2 minutos después de cerrar la ventana de escalada.
• Clasificación en vivo actualizada de forma continua, sin cortes en la proyección.
• Cero errores de categoría: la asignación automática por año de nacimiento se encargó.
• Tres deportistas pidieron pasar su historial anterior; el equipo les explicó que el historial de la hoja quedaba en Google Sheets y que el nuevo se acumula en JudgeMate de aquí en adelante.

La transición costó unas 4 horas de configuración antes del primer evento público.